Toimiva pikkujouluohjelma rakentuu kolmesta palasta: yhdestä yhteisestä tekemisestä joka rikkoo jään, kunnon ruoasta ja riittävästä vapaasta ajasta jutella. Kaikki muu on koristetta.
Olen tuottanut tapahtumia lähes 30 vuotta ja toiminut yrittäjänä vuodesta 2003. Nykyään teen sitä Qasvalla. Pikkujoulut ovat niistä tilaisuuksista se, joka menee useimmin pieleen samasta syystä: ohjelmaa on liikaa ja väljää aikaa liian vähän.
Tähän juttuun kokosin ne pikkujouluohjelmat, jotka olen näiden vuosien aikana nähnyt oikeasti toimivan – ja ne kohdat, joissa suunnittelu tyypillisesti kompastuu.
Milloin pikkujoulut kannattaa varata?
Jos jokin tietty tila on teille ehdoton, varatkaa jo keväällä. Suosituimmat tilat menevät joulukuun parhailta päiviltä täyteen kauan ennen syksyä. Muussa tapauksessa elo–syyskuu on oikea hetki liikkeelle.
Jos olet liikkeellä vasta marraskuussa, tilaisuus on kyllä yhä mahdollista järjestää – mutta silloin joustetaan joko päivästä, tilasta tai molemmista. Nyrkkisääntö: mitä isompi ryhmä, sitä aikaisemmin.
Torstai on muuten aliarvostettu pikkujoulupäivä. Tilat ovat vapaampia, hinnat maltillisempia eikä porukka ole yhtä puhki kuin perjantaina.
Mikä tekee pikkujouluohjelmasta onnistuneen?
Kun kysyn asiakkailta jälkikäteen, mikä illassa oli parasta, vastaus on melkein aina sama: ”Sai jutella sellaisten kollegoiden kanssa, joita ei muuten näe.”
Ohjelman tehtävä ei siis ole täyttää iltaa. Sen tehtävä on saada ihmiset puhumaan keskenään. Käytännössä se tarkoittaa:
- Yksi yhteinen aktiviteetti, ei kolmea. Yksi kunnolla tehty juttu jää mieleen, kolme puolivillaista ei.
- Ei esiintymispakkoa. Aina on joku, joka kauhistuu ajatuksesta esiintyä työkavereille. Hyvä ohjelma toimii myös hänelle.
- Ruoka osana ohjelmaa, ei sen jälkeen. Nälkäinen porukka ei heittäydy.
- Vähintään tunti täysin vapaata aikaa. Tämä on se osuus, jota useimmiten leikataan – ja se on virhe.
- Kunnon vaihtoehto alkoholittomille. Ei pelkkä vesikannu.
12 aktiviteettia, jotka olen nähnyt toimivan
Kaikki alla olevat ovat ohjelmia, joita toteutamme Qasvalla. Ne löytyvät koottuna myös kokousaktiviteetit-sivulta. Näiden lisäksi jutun loppupuolella on isojen ryhmien valmiit teematapahtumat ja risteilyteemat – yhteensä ideoita on lähes kolmekymmentä.
Ruoka ja juoma kantavat illan
1. Mystery Menu Experience – illallinen arvoituksella. Vieraat arvailevat vihjeiden ja maistiaisten perusteella, mitä seuraava ruokalaji sisältää. Toimii erityisen hyvin ryhmässä, jossa on paljon toisilleen tuntemattomia – arvailu antaa luontevan puheenaiheen pöytäseurueelle.
2. Tapas Together – yhdessä kokaten. Keittiömestarin johdolla tiimit valmistavat pienet tapas-annokset, jotka nautitaan yhteisen pitkän pöydän ääressä. Vaatii hieman enemmän aikaa kuin muut, mutta yhdessä tekeminen ja syöminen samassa paketissa on tehokas yhdistelmä.
3. Cheese & Delights – juustolautasen taide. Opetellaan rakentamaan kaunis juusto- ja leikkelelautanen. Kevyin vaihtoehto tästä ryhmästä ja toimii samalla tarjoiluna, joten se sopii hyvin illan alkuun.
Luovat työpajat, joista jää jotain käteen
4. Candle & Sip – tuoksuja ja tunnelmaa. Osallistujat valmistavat oman tuoksukynttilän. Tämä on ollut yllättävän suosittu juuri pikkujouluissa: valmis kynttilä on samalla illan muisto ja käytännössä pikkujoululahja, jonka saaja on tehnyt itse.
5. Wine & Clay or Paint – luova ilta viinilasin äärellä. Oma pieni kulho, kynttiläalusta tai maalaus lasillisen kera. Rentoa ja terapeuttista, ja ihmiset puhuvat käsillä tehdessään huomattavasti vapautuneemmin kuin pöydän ääressä istuessaan.
6. Art & Aperitivo – maalaa, maistele ja inspiroidu. Kevyt maalaushetki antipastojen ja proseccon kera. Sopii ryhmälle, jolle sana työpaja kuulostaa liian velvoittavalta – tässä painopiste on selvästi tunnelmassa.
Naurua ja heittäytymistä
7. Impro & Wine – hymyä ja heittäytymistä. Kevyt improvisaatiotyöpaja, jossa lasillinen vapauttaa ja nauru yhdistää. Matalan kynnyksen heittäytymistä ilman esiintymispakkoa – tämä on tärkeä ero seuraavaan.
8. Heittäydy tiimiin! – improvisaatiotyöpaja. Energisempi ja tavoitteellisempi versio, joka kehittää kuuntelua ja yhteistä ajattelua. Sopii paremmin tiimipäivään kuin pikkujouluihin, mutta jos porukka tuntee toisensa hyvin, se toimii myös illanvietossa.
Kun porukka on puhki – rauhallisempi pikkujoulu
9. Sound & Soul Bath – äänimaljat ja mocktailit. Mocktaileja, kynttilänvaloa ja äänimaljoja. Tämä on noussut viime vuosina selvästi: joulukuussa moni tiimi on aidosti väsynyt, eikä kaikki halua bilettää.
10. Äänimaljarentoutus. Sama idea riisutummin ja lyhyemmässä ajassa. Olen pitänyt näitä yritysryhmille satoja kertoja – lue tarkemmin, mistä äänimaljarentoutuksessa on kyse ja miksi se on noussut suosituksi myös virkistyspäivän ohjelmaksi.
Illallinen, joka on itsessään ohjelma
11. Dinner with Linnea Vihonen. Huippukokki kokkaa yhdessä vieraiden kanssa, jakaa vinkkejä ja tarinoita, ja lopuksi nautitaan yhdessä valmistettu illallinen. Tämä on pienryhmien vaihtoehto silloin, kun halutaan yksi kunnon elämys eikä montaa pientä.
Isomman porukan pikkujoulut – kolme valmista teematapahtumaa
Kun väkeä on kymmeniä tai satoja, yksittäinen työpaja ei enää riitä kantamaan iltaa. Silloin toimii paremmin valmis teematapahtuma, jossa tila, ohjelma, esiintyjät ja tekniikka on mietitty yhdeksi kokonaisuudeksi. Nämä kolme ovat Qasvan omia konsepteja, ja ne on rakennettu nimenomaan isommille ryhmille.
BOTTA ’70 – The Original Groove (60–300 henkeä)
Nelituntinen 70-luvun elämys, jonka tuotamme yhdessä Bottan kanssa. Ilta etenee tervetuloglitteristä cocktail-keitaan kautta disco partyyn, ja sen ytimessä on Bottle & Bubbles Parade – Studio 54 -henkinen hetki, jossa valot himmenevät, DJ nostaa tempoa ja tanssijat tuovat drinkkitarjoilun näyttävästi esiin.
Ohjelmaan voi poimia lisäelämyksiä: Glitter & Glam -piste, Funky Karaoke 70’s Classics, Mind-Bending Mirror Show, Funky Acrobatics, Andy Warhol Moment -pikapotretit sekä disco-saksofoni tai -viulu DJ:n biittien päälle.
Sopii, kun: halutaan iso, näyttävä ja tanssipainotteinen ilta koko henkilöstölle.
Candlelight Dinner, Svenska Klubben (30–150 henkeä)
Candlelight Dinner on tämän kolmikon rauhallisin ja arvokkain vaihtoehto: sadat kynttilät, jousitrion live-esitys ja illallinen Kruununhaan historiallisessa miljöössä. Illan kulkua ohjaa host, joten ohjelma etenee ilman että kenenkään tarvitsee toimia juontajana.
Sopii, kun: mukana on asiakkaita tai sidosryhmiä, tai kun halutaan istuva illallinen eikä bileitä.
Surf House Helsinki – kolme teemaa samassa tilassa (50–350 henkeä)
Surf House Helsinki Mall of Triplassa on trooppinen irtiotto keskellä kaupunkia, ja siihen on valmiina kolme eri teemaa:
- Aurinkoloma – tila muuttuu illaksi rantaparatiisiksi. Toimii erityisen hyvin joulukuussa, kun pimeys alkaa painaa.
- Kasaridisco – Hall Of Fame -DJ:t soittavat 80-luvun klassikot. Onnistuu myös Kasari–Ysäri-versiona.
- Cocktails & Dreams – VIP Bartendersin kanssa toteutettu elokuvien kulta-aikaan sukeltava trooppinen yö.
Näihin teemoihin yhdistyy luontevasti myös Cocktail Lab, jossa vieraat sekoittavat oman signatuuridrinkkinsä ammattilaisen ohjauksessa ja paras luomus palkitaan. Se on samalla illan paras jäänmurtaja: kaikilla on heti tekemistä käsille, eikä kenenkään tarvitse esiintyä.
Sopii, kun: halutaan pois kokoushotellista ja porukka tykkää heittäytyä teemaan.
Pikkujoulut risteilyllä – toistakymmentä valmista teemaa
Risteily on isolle porukalle helpoin kokonaisuus: ohjelma, ruoka ja majoitus tulevat samasta paketista, eikä kenenkään tarvitse miettiä kotiinpaluuta. Tuotamme risteilytapahtumat kumppanuudessa Viking Linen kanssa, ja valittavana on toistakymmentä valmista teemaa.
Suosituimpia ovat Finnhits – Tuulipukubileet, Hippidisco ja Kasaridisco, Studio 54, Casino Royale, Salakapakka ja Casino, Cotton Club 20-luvun jazzilla, White Party, Oktoberfest, Circus, Superstars sekä Tropical Escape. Mukaan saa myös luovia työpajoja, Skoolaa ja maalaa -pajan tai hyvinvointiaktiviteetteja.
Kirjoitin erikseen siitä, miten tuotin Vakuutusväen tuulipukuristeilyn – siitä näet käytännössä, miltä teemaristeily näyttää suunnittelusta toteutukseen.
Jos porukka on pieni ja haluatte pois kaupungista, olen kirjoittanut aiemmin myös kokouksesta saaristossa – sama logiikka toimii pikkujouluissa.
Pikkujoulut ilman alkoholia – toimiiko se?
Toimii, jos ohjelma kantaa. Alkoholi on perinteisesti hoitanut sen tehtävän, että ihmiset rentoutuvat ja alkavat puhua. Kun se jätetään pois, tehtävä pitää siirtää ohjelmalle.
Käytännössä se tarkoittaa aktiviteettia, jossa kaikilla on jotain tekemistä käsille heti alusta: Cocktail Lab mocktail-versiona, kynttiläpaja tai äänimaljat. Se, mikä ei toimi, on pelkkä istuva illallinen ilman alkoholia ja ilman ohjelmaa – silloin ilta jää helposti vaisuksi.
Kuinka pitkä pikkujouluohjelman pitäisi olla?
Ohjattua ohjelmaa 45–90 minuuttia, loput vapaata. Ohjelma voi jatkua vapaamuotoisesti esimerkiksi discon ja tanssimisen merkeissä – vapaa osuus ei tarkoita sitä, ettei mitään tapahdu.
Neljän tunnin pikkujouluissa se tarkoittaa suunnilleen: puoli tuntia saapumista ja tervetulojuomaa, tunti ohjattua ohjelmaa, ruokailu ja sen jälkeen vähintään puolitoista tuntia vapaata.
Kolme kohtaa, jotka käyn läpi jokaisen asiakkaan kanssa
Nämä ovat ne kysymykset, jotka ratkaisevat illan onnistumisen useammin kuin ohjelman valinta. Käy ne läpi jo suunnitteluvaiheessa.
1. Ohjelman määrä. Täysi ohjelma tuntuu hyvältä palvelulta, mutta se syö juuri sen ajan, jota varten porukka on koolla. Yksi kunnolla toteutettu aktiviteetti kantaa illan pidemmälle kuin kolme lyhyttä.
2. Esiintymisen vapaaehtoisuus. Jos jokaisen tiimin odotetaan esittävän tuotoksensa muille, osa vieraista jännittää sitä koko illan etukäteen. Rakennan ohjelmat niin, että esittäminen on aina vapaaehtoista – lopputulos on silti sama.
3. Ruoan ajoitus. Ruokailu kannattaa ajoittaa aikaisemmaksi kuin ohjelmarunko antaisi ymmärtää. Ohjelma venyy käytännössä aina, ja nälkäinen porukka ei heittäydy.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka aikaisin pikkujoulut pitää varata?
Keväällä, jos haluatte tietyn tilan. Muuten elo–syyskuussa. Arkipäiviä ja marraskuun päiviä saa lyhyemmälläkin varoitusajalla.
Kuinka isolle ryhmälle nämä ohjelmat sopivat?
Useimmat toimivat sekä pienelle tiimille että isommalle porukalle. Isommilla ryhmillä ohjelma jaetaan yleensä useampaan pisteeseen tai kierrokseen. Kerro ryhmäkoko tarjouspyynnössä, niin ehdotamme sopivan toteutustavan.
Voiko useampaa ohjelmaa yhdistää?
Voi, ja usein kannattaakin – esimerkiksi kevyt ruokaelämys illan alkuun ja rauhallisempi lopetus. Varo vain, ettei kokonaisuus veny liian täydeksi.
Mitä pikkujoulut maksavat?
Hinta riippuu ryhmäkoosta, tilasta, ohjelmasta ja tarjoiluista, joten yhtä hintaa ei ole. Pyydä tarjous, niin saat oman tilaisuutenne mukaisen hinnan.
Järjestättekö myös muualla kuin pääkaupunkiseudulla?
Kyllä. Kerro toivottu paikkakunta tarjouspyynnössä.
Pyydä tarjous pikkujouluista
Kerro tilaisuutenne tavoite, ryhmäkoko ja toivottu ajankohta, niin ehdotamme sopivat aktiviteetit ja tilan. Tarjous on maksuton ja palaamme arkisin vuorokauden sisällä.
Kaikki ohjelmat ja teemat löydät koottuna Qasvan kokousaktiviteetit-sivulta. Samat teemat toimivat myös virkistys- ja tyhy-päivissä, kokouksissa ja kesäjuhlissa.
Kuvat: Henri Sinisalmi.
